仕事や日常生活においてやること(タスク)の管理って大変ですよね。
やろうと思っていたことを気づいたら忘れていて放置したままになっていたとか、うっかり提出の締め切り過ぎていたとか起きがちです。
巷にはそんな悩みを解消しようと、たくさんの「タスク管理術」が流布していますが、今回は「紙にタスクを書き出す」というシンプルな方法が効果抜群なので紹介します。
やり方は紙に書くだけ
やり方は、1日の始まりや業務の始まりにタスクを紙に書くだけ。
こうやって文字で書くのが大げさに思えるくらい簡単ですね。
意外とこの一手間が重要。
手当たり次第にやり始めると意識が散漫なので、ついスマホをいじったり、ネットで動画を見たりしているうちに時間が過ぎてしまいがち。
リスト化することで、タスクが整理されて具体的に認識できるので、他に意識が逸れることなく驚くほど効率的に遂行できるようになります。
参考に私が実際やっている書き方を下記で写真付きでご紹介します。
具体的な手順
【1】A4の普通のコピー用紙(横長で使用)に日付を書き、紙を7:3くらいの割合で縦線で分割する
【2】左の大きい方の枠にタスクを実行したい順に記述していく
※この時の順序は全然暫定でOK。ここでの順序づけは業務の流れをイメージしてタスクの全体量や時間配分なんかを把握するのが狙い。
【3】右の小さい方の枠にその日に必ずクリアしたい「必須のタスク」を箇条書きにする
【4】これで完成です
あとはこのシンプルな進行表をもとにタスクを実行していって、完了したものにチェックなんかを入れていけばOK！
手書きのススメ
おそらく現在こういったタスク管理などはPCで行うのが一般的だと思いますし、現に私もスケジュール管理などはPCのカレンダー機能などで行っています。
ただ個人的な実感として、差し迫った近々のタスクの管理については手書きが有効だと感じます。
手を動かして書くことによってPCでは刺激されない部分の思考が働いて、忘れていたタスクを思い出したり、様々な発想が芋ずる式に引っ張り出されてくる感覚がありますし、一度実際に紙1枚にアウトプットすることで、自分の今抱えている「やること」の量を把握することができると感じるからです。
そうすると、その日の時間配分をイメージして「ここまでやるのは無理だな」といった判断から、いくつかのタスクを翌日に先送りするなどの調整も的確にできますし、優先順位の入れ替えなども逐一判断して行っていくことができます。
世代的な部分もあるかもしれませんが、実際に物理的な形に落とし込むことでイメージしやすくなる部分はあると思うので、気が向いたら試して頂ければ幸いです。
1日のはじめにリスト作りする効能
1日を有意義に過ごすことに有効なタスクリスト(ToDoリスト)作り。
リスト化することで、やるべきことが具体的になって自然と焦点が合うので、散漫になることなく、次々とタスクを実行していくことができます。
朝やるとなると少し面倒に感じますが、本当に5分くらい時間を取ってこれをするだけで効果てきめん。
今までやっていなかった人は「自分てこの短い時間でこんなに沢山のことができるんだ」と驚くはずです。
仕事の際はもちろん、休日もタスクリストを作ることで、「今日1日なにしてたんだろ…」といった日が減ります。
けしてダラダラする時間や無為に過ごす時間、好きなことを楽しむ時間を否定しているわけではありません。
むしろ私もそういった時間は大好物です。
タスクを余裕を持って遂行することでよりそういったリラックスした時間も増えますし、「やることはやった」という充実感を持って”ダラダラ”を心置きなく満喫できます。
やることを整理して効率的にこなしていくことが、ひいてはダラダラすることの幸福度も上げるのです。
時間の使い方に悩んでいる方や行動習慣を見直したい方は、紙とペン、もしくはPCやスマホがあれば今日からできることなので、タスクリスト作りを取り入れてみてはいかがでしょうか。
【おまけ】簡単メモ帳の作り方
手順のところでも紹介しましたが、私はメモ帳としてA4コピー用紙をクリップで束ねたものを使用しています。
これであれば割とどこでも簡単に作れますし、何より安価。
コピー用紙と兼用なので一石二鳥です。
厚さも好みで調整可能で、間違ったら1枚だけ捨てるのも手軽。使い勝手も良しです。
もちろんしっかりと記録に取っておくことが決まっているものであればノートなどを使用しても良いと思いますが、今回のような日々のタスク管理やメモを取るのにはコピー用紙で作ったメモ帳は程よいのではと思います。
では元気によい毎日を。
